Política de Tratamiento de Información Personal — SOCH SAS

1. Identificación del responsable y encargado

2. Marco normativo

Esta política se rige por la normativa colombiana vigente en materia de protección de datos personales, en particular:

• Ley 1581 de 2012 — Protección de Datos Personales.
• Ley 1266 de 2008 — Habeas Data financiero.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio), Título 2, Parte 2, Libro 2.
• Ley 675 de 2001 — Régimen de Propiedad Horizontal (marco sectorial aplicable).

3. Objeto y alcance

SOCH SAS, en su calidad de Encargado del Tratamiento de datos personales para las copropiedades que utilizan su software, y como Responsable respecto a sus propios clientes, establece esta política para garantizar el derecho constitucional de Habeas Data de los titulares (propietarios y residentes).

4. Autorización

De acuerdo con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, SOCH SAS recaba la autorización del titular mediante:

• Firma del contrato de servicio suscrito entre la copropiedad y SOCH SAS, el cual incluye cláusula de tratamiento de datos.
• Aceptación expresa al momento del registro en la plataforma, a través de casilla de verificación vinculada a esta política.
• Conducta inequívoca cuando el titular suministra sus datos para el ejercicio de los derechos y obligaciones derivados de la Ley 675 de 2001 (participación en asambleas, pago de cuotas de administración, etc.).

La autorización es previa, expresa e informada. El titular puede revocarla en cualquier momento siguiendo el procedimiento indicado en la sección 10 de esta política.

5. Datos personales recolectados

Para el funcionamiento óptimo del ecosistema de administración, SOCH SAS recolecta y procesa los siguientes datos:

• Datos de identificación: Nombres y apellidos, número de cédula de ciudadanía.
• Datos de contacto: Correos electrónicos y números de teléfono.
• Datos de la unidad privada: Área del inmueble, número de matrícula inmobiliaria, referencia catastral y coeficientes de copropiedad.

6. Datos sensibles

En la operación actual de SOCH SAS no se recolectan datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (origen racial o étnico, orientación política o religiosa, datos de salud, vida sexual, datos biométricos). Si en el futuro algún módulo requiriera su tratamiento, se actualizará esta política y se recabará autorización explícita del titular, quien tendrá derecho a negarse a suministrarlos sin que ello conlleve consecuencia alguna para el ejercicio de sus derechos como propietario o residente.

7. Menores de edad

SOCH SAS no recolecta ni procesa deliberadamente datos personales de menores de dieciocho (18) años. En caso de que una unidad privada sea habitada por un menor o que un menor sea propietario, cualquier tratamiento de datos deberá ser autorizado por su representante legal, quien asume la responsabilidad de la exactitud y veracidad de la información suministrada.

8. Finalidades del tratamiento

La información recolectada por SOCH SAS tiene como fin exclusivo el desarrollo de las siguientes actividades:

• Módulo de Asamblea: Registro de asistencia, validación de quórum y gestión de votaciones virtuales o no presenciales conforme a la Ley 675 de 2001.
• Módulo de Cartera: Gestión de estados de cuenta, liquidación de cuotas de administración, control de pagos y generación de reportes de cobro.
• Gestión Administrativa: Citaciones a reuniones, envío de circulares informativas y notificaciones relacionadas con la gestión de la copropiedad.
• Soporte Técnico: Mantenimiento de la plataforma y mejora de las funcionalidades del software.

9. Derechos de los titulares

Todo titular de datos personales en la plataforma SOCH SAS tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar su información personal.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la copropiedad o a SOCH SAS.
3. Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios legales.
4. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

10. Procedimiento para el ejercicio de derechos

Los titulares pueden ejercer sus derechos enviando una comunicación escrita al correo erpsoch@gmail.com o a través de la línea de WhatsApp 321 847 4629.

• Consultas: Se resolverán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles.
• Reclamos: Se resolverán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles.

11. Seguridad de la información

SOCH SAS se compromete con la protección de los datos personales mediante la implementación progresiva y constante de medidas técnicas y administrativas, que incluyen:

• Protocolos de control de acceso mediante usuario y contraseña.
• Cifrado de datos sensibles en tránsito y en reposo.
• Mantenimiento de logs de auditoría para la trazabilidad de las operaciones dentro de la base de datos.

12. Transferencia internacional de datos y encargados del tratamiento

Para garantizar la disponibilidad y escalabilidad del servicio SaaS, SOCH SAS utiliza la infraestructura de computación en la nube de Hostinger. Los datos se alojan en centros de datos que cumplen con estándares internacionales de seguridad y protección de la información reconocidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Adicionalmente, SOCH SAS puede utilizar servicios de terceros proveedores (sub-encargados) para el envío de correos transaccionales y notificaciones. Dichos proveedores operan bajo contratos que les obligan a aplicar medidas de seguridad equivalentes a las exigidas por la legislación colombiana y no están autorizados a usar los datos para fines propios.

13. Cookies y tecnologías de rastreo

La plataforma web de SOCH SAS utiliza las siguientes categorías de cookies:

El titular puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento a través del enlace "Preferencias de cookies" disponible en el pie de página. La negativa a las cookies de analítica no afecta el acceso ni el funcionamiento de la plataforma.

14. Modificaciones a la política

SOCH SAS se reserva el derecho de actualizar esta política cuando sea necesario por cambios normativos, tecnológicos o en la naturaleza del tratamiento. Toda modificación será:

1. Publicada en esta misma URL con la fecha de actualización.
2. Notificada a los usuarios activos mediante correo electrónico al menos diez (10) días hábiles antes de su entrada en vigor.

El uso continuado de la plataforma tras la notificación implica la aceptación de la nueva versión.

15. Vigencia y conservación

Esta política rige a partir de su publicación. Los datos personales se conservarán por el término de la relación contractual con la copropiedad y por un periodo adicional de diez (10) años, conforme a las obligaciones legales en materia contable, tributaria y civil en Colombia.

Última actualización: 30 de junio de 2026